Gia hạn visa là gì?
Định nghĩa đơn giản
Gia hạn visa là việc bạn xin phép chính phủ Nhật cho bạn ở lại thêm một khoảng thời gian nữa khi hạn sử dụng của visa hiện tại sắp hết. Hãy tưởng tượng nó giống như việc bạn gia hạn thuê bao internet vậy: muốn dùng tiếp thì phải đăng ký lại và chứng minh mình vẫn đủ điều kiện (có tiền, có việc làm) để họ cấp phép.
Định nghĩa chuyên ngành
Tên gọi chính thức trên giấy tờ pháp lý là “Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú” (Zairyu Kikan Koushin Kyoka Shinsei – 在留期間更新許可申請). Thủ tục này được thực hiện tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) địa phương. Nếu không làm thủ tục này mà vẫn ở lại khi hết hạn, bạn sẽ bị coi là cư trú bất hợp pháp.
Bản chất & Mục đích của thuật ngữ này
- Bản chất: Em có thể xem đây như là một cuộc “kiểm tra định kỳ”. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh sẽ xem xét lại quá trình bạn sống ở Nhật trong thời gian qua: Có đóng thuế đầy đủ không? Có phạm tội không? Công ty có trả lương đúng luật không? Nếu mọi thứ tốt đẹp, họ sẽ cấp cho bạn một Thẻ ngoại kiều (Zairyu Card) mới với thời hạn mới.
- Mục đích: Đảm bảo người nước ngoài tiếp tục cư trú hợp pháp và kiểm soát chất lượng người lao động.
- Khi nào bạn sẽ gặp:
- Bạn được phép nộp đơn xin gia hạn 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ Zairyu.
- Đối với Thực tập sinh: Thường gia hạn khi hết năm đầu để tiếp tục ở thêm 2 năm, và khi hết 3 năm thì lại gia hạn thêm 2 năm nữa thành tổng 5 năm.
- Đối với Tokutei/Kỹ sư: Gia hạn định kỳ mỗi 1 năm, 3 năm hoặc 5 năm tùy vào quyết định của Nyukan và tùy vào chương trình.
Ví dụ minh họa
Để bạn hiểu rõ quy trình:
- Trường hợp Thực tập sinh: Visa bạn hết hạn ngày 01/10. Từ ngày 01/07, Nghiệp đoàn sẽ bắt đầu chuẩn bị hồ sơ và nộp thay cho bạn. Bạn chỉ cần ký tên và đóng dấu.
- Trường hợp Kỹ sư: Bạn có visa 1 năm. Đến tháng thứ 9 hoặc 10, bạn phải nhắc công ty hỗ trợ làm thủ tục gia hạn. Nếu công ty quên, người chịu thiệt là bạn.
- Kết quả: Nếu suôn sẻ, khoảng 2 tuần đến 1 tháng sau bạn sẽ nhận được bưu thiếp thông báo lên lấy thẻ mới.
Một số thuật ngữ liên quan
Đi làm thủ tục này mà không biết mấy từ sau là rất dễ bị rối:
- Nyukan (Cục Xuất nhập cảnh): Nơi quyền lực nhất quyết định bạn đi hay ở.
- Koushin (Gia hạn/Cập nhật): Từ thường dùng để nói tắt về việc gia hạn visa.
- Tokurei Kikan (Thời gian đặc biệt): Nếu visa cũ hết hạn mà visa mới chưa có kết quả (đang xét duyệt), bạn được ở lại hợp pháp thêm tối đa 2 tháng nhờ chế độ này.
- Overstay (Cư trú quá hạn): Tình trạng visa hết hạn mà chưa nộp đơn gia hạn. Đây là tội hình sự, nhẹ thì bị phạt tiền, nặng thì bị trục xuất và cấm quay lại Nhật.
- Nozei Shomeisho (Giấy chứng nhận đóng thuế): Giấy tờ bắt buộc phải nộp kèm để chứng minh bạn không nợ thuế.
Một số lưu ý khác về Gia hạn visa
Đây là thủ tục quan trọng, sơ sẩy một chút là phải về nước ngay lập tức cho nên hãy nghiêm túc ghi nhận những lưu ý sau:
- Đừng đợi nước đến chân mới nhảy: Hãy nộp hồ sơ sớm nhất có thể (ngay khi bước sang tháng thứ 3 trước ngày hết hạn). Nộp sớm thì tâm lý thoải mái, lỡ hồ sơ thiếu sót còn kịp bổ sung. Nhỡ đâu lúc rảnh không nộp mà sau đó bận bịu quên một cái là thấy cảnh khó khăn ập đến ngay.
- Nợ thuế/Nenkin là “tạch”: Đây là lý do phổ biến nhất khiến visa bị trượt hoặc chỉ được gia hạn ngắn hạn (6 tháng/1 năm). Hãy chắc chắn bạn đã thanh toán hết các khoản nợ công trước khi nộp đơn.
- Con dấu “Đang thụ lý” (Chuu): Khi nộp đơn xong, nhân viên Nyukan sẽ đóng một dấu nhỏ vào mặt sau thẻ Zairyu hiện đang dùng của bạn. Con dấu này là “bùa hộ mệnh” chứng minh bạn đang chờ kết quả, dù thẻ có hết hạn trong lúc chờ cũng không sao.
- Thực tập sinh và Kỹ sư: Với Thực tập sinh, Nghiệp đoàn lo từ A-Z. Nhưng với Kỹ sư, trách nhiệm thuộc về BẠN. Cho nên, đừng phó mặc hoàn toàn cho công ty, hãy chủ động kiểm tra ngày hết hạn trên thẻ của mình.