Tư cách lưu trú (COE) là gì?
Nhiều bạn nghĩ rằng cứ có hợp đồng lao động là đi được Nhật. Thực ra không phải vậy. Để đặt chân đến đất nước mặt trời mọc, bạn phải được chính phủ Nhật thừa nhận là đủ điều kiện. Và Tư cách lưu trú (COE) chính là bằng chứng xác nhận điều đó.
Định nghĩa đơn giản
Tư cách lưu trú (viết tắt là COE, tiếng Anh: Certificate of Eligibility) là giấy chứng nhận do Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (Nyukan) cấp. Nó xác nhận rằng bạn đủ điều kiện pháp lý để ở lại Nhật với một mục đích cụ thể (ví dụ: làm Thực tập sinh kỹ năng). Có COE, việc xin visa của bạn sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Định nghĩa chuyên ngành
Tư cách lưu trú là văn bản chứng minh mục đích nhập cảnh và thời gian lưu trú của người nước ngoài là hợp pháp và phù hợp với quy định của Luật Kiểm soát Nhập cảnh và Nhận diện Người Tị nạn Nhật Bản. Đối với Thực tập sinh, COE chứng minh bạn sẽ tham gia chương trình đào tạo kỹ năng tại một công ty tiếp nhận đã được cấp phép.
Bản chất & Mục đích của thuật ngữ này
- Bản chất: Là giấy phép tiền trạm được cấp bởi chính phủ Nhật Bản. Nó là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất, nằm giữa việc bạn trúng tuyển và việc bạn nhận được Visa.
- Mục đích:
- Xác nhận tính hợp pháp: Giúp Cục Quản lý xuất nhập cảnh xác nhận mục đích sang Nhật của bạn là đúng đắn và bạn có khả năng tài chính để tự trang trải trong thời gian lưu trú (dù là Thực tập sinh thì chi phí đã được hỗ trợ nhiều).
- Rút ngắn thời gian xin Visa: Khi đã có COE, Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam sẽ tin tưởng vào quyết định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cấp Visa cho bạn gần như là chắc chắn (nếu không có sai sót nào về giấy tờ cá nhân).
- Khi nào bạn sẽ gặp thuật ngữ này:
- Sau khi bạn trúng tuyển công việc và hoàn tất việc học tiếng, hồ sơ của bạn sẽ được nộp lên Cục để xin COE. Đây là giai đoạn hồi hộp nhất!
- Khi bạn đi làm thủ tục xin Visa tại Đại sứ quán Nhật Bản.
Ví dụ minh họa
Quy trình xin COE thường diễn ra như sau:
- Bước 1 (Chuẩn bị): Bạn cung cấp toàn bộ hồ sơ cá nhân (hộ chiếu, bằng cấp, giấy tờ tùy thân,…) cho Esuhai.
- Bước 2 (Nộp hồ sơ): Nghiệp đoàn (tổ chức bên Nhật, đối tác của Esuhai) sẽ thay mặt Công ty tiếp nhận nộp hồ sơ xin COE của bạn lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh tại Nhật.
- Bước 3 (Xét duyệt): Cục tiến hành thẩm định. Họ có thể gọi điện xác minh thông tin với gia đình bạn hoặc công ty phái cử. Thời gian này có thể kéo dài từ 3 đến 6 tháng tùy vào thời điểm và Cục.
- Bước 4 (Kết quả): Nếu hồ sơ đạt, Cục sẽ gửi giấy COE về cho Nghiệp đoàn. Sau đó, Nghiệp đoàn gửi về cho Esuhai để chuyển đến tay bạn.
Một số thuật ngữ liên quan
- Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Nyukan): Cơ quan cấp COE.
- Visa (Thị thực): Được cấp tại Việt Nam, dựa trên COE. Visa cho phép bạn nhập cảnh.
- Thẻ ngoại kiều (Zairyū Card): Giấy tờ tùy thân bạn nhận được khi nhập cảnh vào Nhật, dựa trên Visa và COE.
- Thực tập sinh kỹ năng (Gino Jisshusei – 技能実習生): Loại Tư cách lưu trú bạn được cấp khi tham gia chương trình này.
Một số lưu ý khác về Tư cách lưu trú (COE)
- COE không phải là Visa: COE chỉ là giấy chứng nhận đủ điều kiện. Bạn vẫn phải mang COE đó đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật để xin Visa chính thức.
- Thời hạn của COE: COE chỉ có giá trị trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp. Nếu quá 3 tháng mà bạn chưa xin Visa, giấy này sẽ hết hạn và bạn phải xin lại.
- Yếu tố quyết định: Việc Cục xét duyệt COE phụ thuộc rất nhiều vào tính trung thực của hồ sơ, năng lực của Nghiệp đoàn và sự uy tín của Công ty tiếp nhận. Công ty có hồ sơ xấu hoặc Nghiệp đoàn không minh bạch sẽ dễ bị trượt COE.
- COE bị từ chối (Fail COE): Trường hợp hiếm gặp nhưng vẫn có thể xảy ra nếu Cục phát hiện có gian lận hồ sơ hoặc không đủ điều kiện. Nếu trượt, bạn phải chờ đợi một thời gian dài để nộp lại.